In het eerste artikel hebben we de verplichtingen die jij hebt als werkgever met betrekking tot de gezondheid en ziekte van jouw werknemers al besproken. In dit tweede artikel bespreken we een aantal verplichtingen van jou als werkgever bij een ontslag, bij het bijhouden van een (goede) administratie en jouw verplichtingen als ‘goed werkgever’.
Ontslag werknemer
Als werkgever krijg je te maken met het ontslag van werknemers. Ook bij ontslag heb je als werkgever verplichtingen.
Herplaatsingsverplichting
Als er een redelijke grond is voor opzegging/ontslag, moet je als werkgever voordat je hiertoe overgaat eerst bekijken of herplaatsing binnen de organisatie mogelijk is. Wanneer er sprake is van verwijtbaar handelen of nalaten van de werknemer heb je deze herplaatsingsverplichting niet. Je bekijkt bij herplaatsing of er een passende functie beschikbaar is (al dan niet passend gemaakt door middel van scholing) en of dit ook binnen een redelijke termijn is. Een functie is passend als deze aansluit bij de ervaring, opleiding en capaciteiten van de werknemer.
Scholingsplicht
Zoals uit bovenstaande al blijkt kan er op jou als werkgever een scholingsplicht rusten bij herplaatsing. Dit wordt ook wel de ‘functiegerichte scholing’ genoemd en heeft tot doel iemand op korte termijn klaar te stomen voor een bepaalde functie. Deze omscholing gefaciliteerd door de werkgever is niet altijd verplicht, bijvoorbeeld niet als er geen zicht is op herplaatsing of als het erg duur is en veel tijd kost. Of scholing in een bepaald geval verplicht is, hangt dus af van de omstandigheden.
Ook als een werknemer wel naar behoren functioneert en je niet te maken hebt met ontslag heeft de werkgever ook een scholingsplicht. Als werkgever dien je werknemers de mogelijkheid te bieden cursussen of opleidingen te volgen die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van hun werkzaamheden. Dit is een inspanningsverplichting. Werkgevers die investeren in een opleiding voor hun werknemers, nemen vaak in een cao, arbeidsovereenkomst of in een studieovereenkomst een studiekostenbeding op. Veelal is één van de voorwaarden in het studiekostenbeding dat de werknemer een aantal jaar in dienst moet zijn nadat hij de studie heeft afgerond. Wanneer de werknemer eerder uit dienst treedt, betaalt de werknemer (een deel van) de studiekosten aan de werkgever terug omdat dit in het studiekostenbeding is afgesproken. Met de implementatie van de Richtlijn transparantere en voorspelbare arbeidsvoorwaarden komt er mogelijk een einde aan het studiekostenbeding. Wij hebben hier al eerder een artikel over geschreven. Zie hiervoor:
Goede administratie
Een volgende verplichting die op jou als werkgever rust is het voeren van een goede administratie. Denk hierbij ook aan de fiscale regels die gelden voor de algemene administratie (bijv. de debiteuren- en crediteurenadministratie, de voorraadadministratie, de in- en verkoopadministratie). In dit artikel zullen we ons beperken tot de administratie rondom werknemers.
Deugdelijke registratie arbeids- en rusttijden
Als werkgever ben je verplicht om een goede registratie bij te houden van de arbeids- en rusttijden van je werknemers. Dit betekent dat je de gewerkte uren bij moet houden per individuele werknemer. Denk hierbij ten minste aan de feitelijke begin- en eindtijden en het totaal aan pauze (per dag). De Inspectie SZW houdt hierop toezicht en stelt geen eisen aan de vormgeving, als het maar duidelijk en volledig is. De registratie moet 52 weken worden bewaard vanaf de dag waarop de gegevens betrekking hebben. De deugdelijke administratie en bewaartermijn maken het mogelijk voor de Inspectie om te controleren of de werkgever en de werknemers, gedurende een jaar, de wettelijke voorschriften op de juiste manier hebben nageleefd. Een werkgever die geen deugdelijke registratie van de arbeids- en rusttijden van zijn werknemers voert, riskeert een boete.
De Arbeidstijdenwet bevat regels over werktijden, rusttijden en pauzes voor werknemers, waaraan de onderneming zich moet houden. De werktijden die jij als werkgever hanteert (en evt. pauzetijden) kun je opnemen in het personeelshandboek. Door het hanteren van een personeelshandboek kun je je werknemers toch binden aan arbeidsvoorwaarden en/of bedrijfsregels, zonder dat deze in de individuele arbeidsovereenkomst zijn opgenomen.. Zo leg je ook een stukje verantwoordelijkheid bij je werknemers neer. Wel is het belangrijk dat het personeelshandboek van toepassing wordt verklaard op de arbeidsrelatie, bijvoorbeeld in de arbeidsovereenkomst.
Loonadministratie
Als werkgever ben je verplicht een loonadministratie te voeren voor iedere werknemer. Deze verplichting geldt als:
- je personeel in dienst hebt (één of meer werknemers);
- het personeel loon ontvangt voor hun werkzaamheden;
- je als werkgever inhoudingsplichtig bent.
In de loonadministratie hou je de gegevens van werknemers en loonbetalingen bij. Denk hierbij aan de loonstaat, de loonstrook en jaaroverzichten. Deze loonadministratie moet zeven jaar worden bewaard. De termijn gaat lopen na afloop van het jaar waarop de administratie betrekking heeft. Op deze administratie houdt de Belastingdienst toezicht en net als bij de Inspectie geldt: als de administratie niet goed is bijgehouden (door bijv. schending van de bewaarplicht) dan kan de Belastingdienst een boete opleggen.
Goed werkgeverschap
Tenslotte nog de meest omvattende verplichting van een werkgever, je moet je gedragen als een ‘goed werkgever’. Dit is een ruim begrip en bedoeld voor de situaties waarvoor de regels niet schriftelijk vastgelegd zijn. Met gezond verstand kom je over het algemeen al ver, maar we zullen toch enkele voorbeelden geven om te illustreren wat allemaal onder goed werkgeverschap kan vallen:
- Als werkgever ben je verplicht om de juiste en volledige informatie te verstrekken aan werknemers;
- Als werkgever moet je zorgen voor een behoorlijke verzekering;
- Als werkgever moet je belangrijke, ingrijpende beslissingen goed motiveren;
- Als werkgever zorg je ervoor dat je zorgvuldig handelt;
- Als werkgever ben je verplicht je werknemers gelijk te belonen voor gelijke arbeid. Hierbij mag wel onderscheid gemaakt worden als er een goede reden is voor dat verschil, zoals persoonlijke capaciteiten of andere omstandigheden.
De verplichting om je te gedragen als goed werkgever geldt overigens ook in de periodes voor- en nadat een arbeidsovereenkomst is gesloten. Verstrek dus ook tijdens een sollicitatiegesprek de juiste informatie.
In dit tweede artikel zijn we ingegaan op een aantal belangrijke verplichtingen ten aanzien van werknemers die op jou rusten als werkgever. Het is goed om je bewust te zijn van deze verantwoordelijkheden en deze na te leven, dit zorgt uiteindelijk voor de onderneming als geheel voor het beste resultaat.
Meer weten of vragen? Neem dan gerust contact op met een van de collega’s van Team Arbeid.
