Stel je voor iedereen komt de vergadering binnen met een iPad, geen papieren stukken meer op tafel… Afgelopen maanden heb ik met mijn mede MT-leden getest met papierloos vergaderen. Ondanks dat het wennen was – ook ik ben gewend te bladeren en te kliederen op papier – zijn de resultaten erg positief.
Papierloos vergaderen: scheelt bergen papier en dus bomen, kopieertijd, opbergtijd en voorkomt het rondslingeren van vertrouwelijke stukken.
iPads met SharePlus Pro
Na de nodige wisselingen van apps bleek het een prima werkbaar concept. Vanaf 5 november vergaderen onze advocaten en het management met een iPad met behulp van de app Share Plus Pro en behoren dikke stapels jurisprudentie-uitspraken (de uitspraken die rechters doen als aanvulling op wetten en regels) tot het verleden. Bijkomend voordeel is ook dat advocaten hun digitale dossier erbij kunnen pakken tijdens een klantenbezoek.
Forse besparing
Papierloos vergaderen gaat ons € 15.000,00 besparen per jaar. Die iPads zijn dan ook snel terugverdiend! Laatst las ik dat de provinciale staten van Friesland in 2011 met paperless meetings zelfs € 100.000,00 bespaarden. Omdat wij MVO (Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen) hoog in het vaandel hebben staan zijn we blij met de besparing in te kappen bomen.
Digitaal leidend
Binnen ons kantoor is het digitale dossier leidend. Communicatie met klanten gebeurt al grotendeels via e-mail. Nu maar hopen dat ook rechtbanken de voordelen gaan inzien, zodat we een processtuk voor de rechtbank – vaak in zoveel-voud – digitaal mogen aanleveren.
De bomen zouden hen dankbaar zijn…
Meer weten
Wil je meer weten over dit onderwerp, neem dan contact met mij op. Ik ben bereikbaar via 0493-331489 of j.wind@gca.nl.
