Zodra een werkgever een werknemer in dienst neemt is de werkgever verplicht om bepaalde gegevens vast te leggen. Een personeelsdossier is noodzakelijk. Niet alleen als naslagwerk maar ook wanneer de gang naar de rechter gemaakt moet worden. Het is daarom van groot belang om te zorgen voor een goed personeelsdossier. Vaak wordt alleen nog met digitale personeelsdossiers gewerkt. Het bijhouden van een papieren dossier kost veel tijd, geld en moeite. Maar waar moet je op letten bij het goed bijhouden van een digitaal personeelsdossier?
Voorwaarden
De voorwaarden voor het aanleggen van personeelsdossiers zijn te vinden in de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). Zo moeten bijvoorbeeld de gegevens ter zake doen en moeten de persoonsgegevens beveiligd worden. De gegevens mogen niet langer bewaard worden dan noodzakelijk is. Bijzondere gegevens (zoals gezondheid) mogen in principe niet worden opgenomen in een personeelsdossier tenzij uitdrukkelijk bij wet is bepaald dat dit toegestaan is.
Beveiliging
Een digitaal personeelsdossier vraagt om andere beveiligingsmaatregelen dan een papieren dossier. De Wbp eist dat passende technische en organisatorische maatregelen worden getroffen ter beveiliging van het personeelsdossier. De toegang tot het personeelsdossier moet goed afgesloten zijn. Denk hierbij aan firewalls of het versleutelen van de bestanden.
Bewijs
De documenten in een personeelsdossier hebben vooral een bewijsfunctie. Bewijs kan worden geleverd door alle middelen dus in principe ook door digitale bestanden. De rechter mag zelf bepalen hoe hij het bewijsmiddel waardeert. De betrouwbaarheid van een document kan worden vergroot door het nemen van maatregelen ter voorkoming van manipulatie. Goede documentatie is belangrijk, dus sla zo veel mogelijk relevante documenten op.
Kennisgeving per e-mail
Veel personeelszaken worden tegenwoordig per e-mail geregeld. Een verklaring (zoals opzeggingen, aanzeggingen, etc.) is geldig wanneer deze is ontvangen op een aannemelijk (e-mail)adres. In sommige gevallen is echter een bepaalde vorm voorgeschreven. Dan kan niet worden volstaan met een e-mail (bijvoorbeeld wanneer in de overeenkomst is opgenomen dat opzegging een aangetekend schrijven verlangt).
Conclusie
Het goed bijhouden van een personeelsdossier is ontzettend belangrijk. Wanneer u bovenstaande aanwijzingen volgt zal het bij de rechter zelden tot problemen leiden.
Voor meer informatie over dit onderwerp kunt u contact opnemen met Maud Saes, advocaat Arbeid via m.saes@gca.nl of 0493-331479.
