Het digitale personeelsdossier

Zodra een werkgever een werknemer in dienst neemt is de werkgever verplicht om bepaalde gegevens vast te leggen. Een personeelsdossier is noodzakelijk. Niet alleen als naslagwerk maar ook wanneer de gang naar de rechter gemaakt moet worden. Het is daarom van groot belang om te zorgen voor een goed personeelsdossier. Vaak wordt alleen nog met digitale personeelsdossiers gewerkt. Het bijhouden van een papieren dossier kost veel tijd, geld en moeite. Maar waar moet je op letten bij het goed bijhouden van een digitaal personeelsdossier?

Voorwaarden
De voorwaarden voor het aanleggen van personeelsdossiers zijn te vinden in de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). Zo moeten bijvoorbeeld de gegevens ter zake doen en moeten de persoonsgegevens beveiligd worden. De gegevens mogen niet langer bewaard worden dan noodzakelijk is. Bijzondere gegevens (zoals gezondheid) mogen in principe niet worden opgenomen in een personeelsdossier tenzij uitdrukkelijk bij wet is bepaald dat dit toegestaan is.

Beveiliging
Een digitaal personeelsdossier vraagt om andere beveiligingsmaatregelen dan een papieren dossier. De Wbp eist dat passende technische en organisatorische maatregelen worden getroffen ter beveiliging van het personeelsdossier. De toegang tot het personeelsdossier moet goed afgesloten zijn. Denk hierbij aan firewalls of het versleutelen van de bestanden.

Bewijs
De documenten in een personeelsdossier hebben vooral een bewijsfunctie. Bewijs kan worden geleverd door alle middelen dus in principe ook door digitale bestanden. De rechter mag zelf bepalen hoe hij het bewijsmiddel waardeert. De betrouwbaarheid van een document kan worden vergroot door het nemen van maatregelen ter voorkoming van manipulatie. Goede documentatie is belangrijk, dus sla zo veel mogelijk relevante documenten op.

Kennisgeving per e-mail
Veel personeelszaken worden tegenwoordig per e-mail geregeld. Een verklaring (zoals opzeggingen, aanzeggingen, etc.) is geldig wanneer deze is ontvangen op een aannemelijk (e-mail)adres. In sommige gevallen is echter een bepaalde vorm voorgeschreven. Dan kan niet worden volstaan met een e-mail (bijvoorbeeld wanneer in de overeenkomst is opgenomen dat opzegging een aangetekend schrijven verlangt).

Conclusie
Het goed bijhouden van een personeelsdossier is ontzettend belangrijk. Wanneer u bovenstaande aanwijzingen volgt zal het bij de rechter zelden tot problemen leiden.

Voor meer informatie over dit onderwerp kunt u contact opnemen met Maud Saes, advocaat Arbeid via m.saes@gca.nl of 0493-331479.


Bij het samenstellen van dit artikel/deze nieuwsbrief is geen rekening gehouden met eventuele bijzondere van toepassing zijnde wetgeving en afspraken zoals opgenomen in de CAO en/of (arbeids)overeenkomst. Daarbij is rekening gehouden met de wetgeving die op het moment van het schrijven van de tekst geldend is. Het kan dus zijn dat, met de veranderende wetgeving, de inhoud later achterhaald is. Mocht je de informatie in de praktijk willen hanteren, neem dan van tevoren even contact op met een van de advocaten van Goorts + Coppens zodat zij je goed kunnen informeren.

Onze kernwaarden

Samen

Een perfecte samenwerking intern en met de klant bepaalt het succes.

Gedreven

Voor klanten en intern, we doen meer dan verwacht, altijd een super voorbereiding en elke klant is een geschenk.

Anders

Goorts + Coppens dat andere advocatenkantoor in aanpak, klantcontact én presentatie.

Zullen wij je op de hoogte houden?

Maud Saes

Maud Saes

Advocaat Arbeid

Stel gerust je vraag over Voorkomen

Heb je vragen of wil je graag een afspraak maken? Stuur ons een e-mailbericht.

Je gebruikt een verouderde webbrowser

Deze website maakt gebruik van moderne technieken die niet worden ondersteund door jouw webbrowser. Update mijn webbrowser

×