Als het een particuliere tegenpartij betreft, bent u volgens de Wet Incasso Kosten verplicht om de schuldenaar 14 dagen de tijd te geven om alsnog zonder extra kosten (bijvoorbeeld incassokosten) te betalen. Dit doet u door een aanmaning te versturen, waarin deze termijn genoemd wordt. In principe kunt u de aanmaning versturen vanaf het moment dat de particuliere klant in verzuim is, dit wil zeggen vanaf het moment dat de betalingstermijn verloopt. Mocht u er voor kiezen om eerst nog een betalingsherinnering te sturen, dan stuurt u de aanmaning pas zodra de in de betalingsherinnering genoemde betalingstermijn verloopt.
Er bestaan ook situaties waarin het niet nodig is om de tegenpartij 14 dagen de tijd te geven om de openstaande vordering alsnog te betalen:
- Zakelijke klanten waarmee afspraken zijn vastgelegd over het vorderen van incassokosten. Deze afspraken staan dan vaak in de algemene voorwaarden of in de overeenkomst;
- Betalingsachterstanden die ontstaan zijn voor 1 juli 2012;
- Als u kosten gemaakt heeft voor deurwaardersdiensten, zogenaamde gerechtelijke incassokosten.
