In deze tijd van het jaar vinden normaal gesproken veel algemene vergaderingen plaats. Jaarstukken moeten worden goedgekeurd en de jaarrekening moet worden vastgesteld. Het kan zijn dat het door de coronaproblematiek onwenselijk of onmogelijk is om een fysieke algemene vergadering te organiseren, terwijl binnen de onderneming besluiten moeten worden genomen. Hoe kun je hiermee omgaan?
Locatie aandeelhoudersvergadering
De statuten regelen waar de algemene vergadering wordt gehouden, dit is vaak de gemeente waar de onderneming gevestigd is. Er kan sprake zijn van een uitzondering, hierbij moet wel worden voldaan aan twee voorwaarden:
- Alle aandeelhouders moeten het eens zijn over de alternatieve vergaderlocatie.
- Bestuurders moeten in de gelegenheid worden gesteld om voorafgaand aan de besluitvorming hun raadgevende stem uit te brengen. Dit geldt ook voor de raad van commissarissen als die er is.
Zou de vergadering ook digitaal kunnen?
De wet voorziet (nog) niet in de mogelijkheid om een volledig digitale aandeelhoudersvergadering te houden. Wel kan er een hybride aandeelhoudersvergadering worden gehouden. Aandeelhouders kunnen deelnemen aan de vergadering, het woord voeren en stemmen zonder fysiek aanwezig te zijn. Dit moet in de statuten zijn geregeld.
Belangrijk hierbij is dat de identiteit van de aandeelhouders vastgesteld moet kunnen worden. Dit probleem kan makkelijk verholpen worden, hierbij valt bijvoorbeeld te denken aan een wachtwoord om deel te kunnen nemen aan digitale vergaderingen. Beeldbellen via een digitaal communicatiemiddel is ook een mogelijkheid, hierbij kan de voorzitter de aandeelhouders direct identificeren.
De voorzitter, maar mogelijk ook het bestuur en de raad van commissarissen, moeten wel fysiek aanwezig zijn. Hier kom je niet onderuit. De aandeelhoudersvergadering kan (als voldaan is aan bovenstaande voorwaarden) mogelijk wel buiten de statutaire vestigingsplaats worden gehouden, bijvoorbeeld in een grotere zaal waar men de vereiste afstand kan houden.
Wat als dit (nog) niet in de statuten is geregeld?
In dit geval is het de vraag of besluitvorming buiten vergadering een mogelijke oplossing is. Voor een statutenwijziging is immers een fysieke vergadering vereist.
Besluitvorming buiten vergadering moet aan een aantal voorwaarden voldoen:
- Alle aandeelhouders moeten instemmen met de wijze van besluitvorming.
- Stemmen moeten schriftelijk worden uitgebracht. Tenzij de statuten anders bepalen is elektronisch stemmen toegestaan. Van belang is dat de wijze waarop iedere aandeelhouder heeft gestemd wordt geregistreerd.
- Bestuurders en commissarissen moeten in de gelegenheid worden gesteld om voorafgaand een advies uit te brengen.
Op deze manier kunnen dus alsnog aandeelhoudersbesluiten worden genomen. Deze vorm van besluitvorming heeft doorgaans wel betrekking tot afzonderlijke besluiten. Er kan op deze manier dus niet alsnog een virtuele aandeelhoudersvergadering worden gehouden. Zorg er dan ook voor dat voor elk afzonderlijk aandeelhoudersbesluit aan bovenstaande voorwaarden is voldaan.
Spoedwetsvoorstel: gevolgen voor besluitvorming van rechtspersonen
Hierboven is het huidige juridische kader uitgewerkt. Inmiddels is er een spoedwetsvoorstel in behandeling. Bedoeling hiervan is dat de aandeelhoudersvergadering tijdelijk via elektronische communicatie gehouden kan worden. Op het moment dat het wetsvoorstel openbaar wordt gemaakt, geven wij een update.
Advies
De coronaproblematiek daagt veel ondernemingen dus uit om creatief na te denken over alternatieven voor de fysieke aandeelhoudersvergadering. Staat er in de statuten dat een (gedeeltelijk) digitale vergadering mogelijk is, dan kan dit een uitkomst bieden. Daarnaast is besluitvorming buiten vergadering voor het nemen van afzonderlijke besluiten mogelijk, hiervoor geldt wel dat alle aandeelhouders hiermee in moeten stemmen. Er is inmiddels een spoedwetsvoorstel aanhangig gemaakt, waarmee de aandeelhoudersvergadering (tijdelijk) in aangepaste vorm kan worden gehouden.
Zorg ervoor dat de bepalingen in de wet en de statuten in acht worden genomen, om te voorkomen dat besluiten nietig of vernietigbaar zijn.
