Bijna ieder bedrijf gebruikt ze wel: algemene voorwaarden, oftewel ‘de kleine lettertjes’. Algemene voorwaarden worden vaak over het hoofd gezien bij het sluiten van overeenkomsten. Dat kan voor problemen zorgen als de afspraken die je met een ander bedrijf maakt (bijvoorbeeld over de levering van een product of dienst) niet lopen zoals je had verwacht. Vaak wordt dan naar de algemene voorwaarden gekeken om de juridische positie van beide partijen te bepalen. Het is dus belangrijk om de algemene voorwaarden van je bedrijf op orde te hebben. Hierna geven wij je enkele praktische tips.
Wanneer is er sprake van algemene voorwaarden?
Algemene voorwaarden kunnen allerlei benamingen hebben. Ze kunnen bijvoorbeeld ‘in- of verkoopvoorwaarden’, ‘leveringsvoorwaarden’ en ‘servicevoorwaarden’ worden genoemd. De benaming van de voorwaarden maakt echter niet uit: voor de wet zijn het allemaal algemene voorwaarden.
Wat mag erin staan?
Algemene voorwaarden worden door veel verschillende bedrijven gebruikt, waardoor ze onderling vaak verschillen. Een bouwbedrijf zal bijvoorbeeld andere algemene voorwaarden hebben dan een automonteur. Hoewel het is aan te raden om algemene voorwaarden op te stellen die toegespitst zijn op jouw bedrijf, is er geen wettelijke verplichting voor bedrijven om gebruik te maken van algemene voorwaarden. Er is veel vrijheid om algemene voorwaarden op te stellen. In de voorwaarden staan algemene regels die voor iedere overeenkomst van jouw bedrijf van belang zijn. Je kunt bijvoorbeeld denken aan regels over aansprakelijkheid, betalingsvoorwaarden en incasso, leveringsvoorwaarden, eigendomsoverdracht en -voorbehoud en garantiebepalingen. De kern van een specifieke overeenkomst mag er niet in staan, zoals wat er wordt geleverd (bijvoorbeeld een product of dienst), de prijs van het product of de dienst en de duur van de overeenkomst. Dat soort afspraken moeten in de overeenkomst zelf worden opgenomen. Verder mogen er geen regels worden opgenomen die volgens de wet niet zijn toegestaan (waarover zo meer).
Wat kun je met algemene voorwaarden regelen?
In algemene voorwaarden kun je bijvoorbeeld de betalingstermijn regelen. Wettelijk is de betalingstermijn 30 dagen, maar je kunt in de voorwaarden een langere of kortere termijn opnemen, afhankelijk van wat het beste werkt voor jouw bedrijfsvoering. In dat geval geldt de termijn in de algemene voorwaarden in plaats van de wettelijke termijn. Ook kun je een eigendomsvoorbehoud opnemen. Daarmee regel je dat geleverde goederen jouw eigendom blijven totdat de koper de factuur heeft betaald. Als de koper in de tussentijd onverhoopt failliet gaat, zijn de geleverde goederen nog steeds jouw eigendom en vallen ze niet in het faillissement van de koper. Dat bespaart jou achteraf een hoop gedoe. Je kunt met algemene voorwaarden ook de aansprakelijkheid beperken voor schade die kan ontstaan door jouw product of dienst, bijvoorbeeld door het schadebedrag te maximeren. Daarmee voorkom je dat je bedrijf voor (grote) schade opdraait. Daarnaast is het mogelijk om garanties te beperken en zijn er nog allerlei andere mogelijkheden die interessant kunnen zijn, afhankelijk van het soort bedrijf dat je hebt. Doet jouw bedrijf veel zaken met consumenten? Let er dan op dat je minder mogelijkheden hebt om de wettelijke rechten van consumenten in de algemene voorwaarden te beperken. Consumenten worden door de wet beter beschermd dan bedrijven. Doet jouw bedrijf meestal zaken met andere bedrijven, dan kun je veel meer met algemene voorwaarden.
Wat mag er niet in staan?
In de wet staan een aantal voorbeelden van regels die niet in de algemene voorwaarden mogen staan. Je mag bijvoorbeeld niet de aansprakelijkheid voor schade volledig uitsluiten. Ook mag je niet in de algemene voorwaarden zetten dat de andere partij geen toegang heeft tot de rechter. Stilzwijgende verlenging van de overeenkomst mag in een aantal gevallen ook niet in de algemene voorwaarden worden opgenomen (bijvoorbeeld bij abonnementen). Als laatste voorbeeld mag je niet in de algemene voorwaarden opnemen dat je bevoegd bent om de afgesproken prijs binnen drie maanden na het sluiten van de overeenkomst te verhogen, tenzij je de andere partij de gelegenheid biedt om van de overeenkomst af te zien.
Deze voorbeelden mogen niet in algemene voorwaarden worden opgenomen die van toepassing zijn op consumenten. Ook hier geldt weer de wettelijke bescherming. In overeenkomsten tussen bedrijven is veel meer toegestaan. Bedrijven die zaken doen met andere bedrijven kunnen bijvoorbeeld hun aansprakelijkheid voor schade vergaand beperken door middel van algemene voorwaarden. Dat kan handig zijn om (grote) schadeclaims te voorkomen.
Wanneer zijn algemene voorwaarden van toepassing?
Van belang is dat algemene voorwaarden snel van toepassing zijn op een overeenkomst. De voorwaarden zijn al van toepassing als je de volgende zin in je brieven en offertes opneemt:
‘Op al onze overeenkomsten zijn onze algemene voorwaarden van toepassing’.
Vervolgens moet de partij waarmee je zaken doet kennis kunnen nemen van de algemene voorwaarden. Dat kan bijvoorbeeld door de algemene voorwaarden op de achterkant van de offerte te drukken of door de voorwaarden (al dan niet digitaal als pdf) mee te sturen met de (digitale) offerte. Enkel verwijzen naar de website van je bedrijf waarop de algemene voorwaarden te vinden zijn, kan onvoldoende zijn. Ten slotte moet de partij waarmee je zaken doet de algemene voorwaarden accepteren. Acceptatie hoeft niet nadrukkelijk te gebeuren (bijvoorbeeld door het ondertekenen van de voorwaarden). De algemene voorwaarden hoeven zelfs niet te zijn gelezen. Als je de overeenkomst tekent waarin algemene voorwaarden van toepassing zijn verklaard, zijn de voorwaarden al van toepassing. Zelfs als je geen overeenkomst hebt getekend, maar uit het vervolg wel blijkt dat je zaken doet met de partij die van tevoren algemene voorwaarden heeft opgestuurd, kan het zo zijn dat de voorwaarden van toepassing zijn.
Kleine lettertjes met grote gevolgen
Ondanks dat de kleine lettertjes vaak over het hoofd worden gezien bij overeenkomsten, kunnen ze grote gevolgen hebben, zeker voor bedrijven die zaken doen met andere bedrijven. Ons advies is dus om algemene voorwaarden te gebruiken die toegespitst zijn op jouw bedrijf. Verzeker je er ook van dat de algemene voorwaarden bij iedere overeenkomst van toepassing worden verklaard en stuur de voorwaarden bijvoorbeeld met de offerte mee. Daardoor kun je juridisch lastige kwesties op voorhand voorkomen. Voorkomen is immers beter dan genezen!
Vragen?
Heb je vragen of hulp nodig omtrent de algemene voorwaarden? Neem contact op met Rico Ligtvoet, via de mail (r.ligtvoet@gca.nl) of via de telefoon (04 93 35 20 70)
Meld je aan voor de nieuwsbrief!
Wil je op de hoogte blijven van de juridische ontwikkelingen? Meld je dan GRATIS aan voor de nieuwsbrief. Klik HIER op je aan te melden!
